Quer conversar da maneira adequada com o público do seu evento antes, durante e depois das programações? Então, você precisa criar um plano de comunicação para eventos. Assim, a forma de dialogar com as pessoas ficará mais clara e detalhada.
A seguir, você verá o que é um plano de comunicação para eventos, para que ele serve e um passo a passo de como montá-lo. Quer aumentar a eficiência da comunicação dos seus eventos e feiras? Então, saiba o que fazer. Boa leitura!
O que é um plano de comunicação para eventos?
Embora muitas pessoas tenham ideias brilhantes sobre eventos e feiras, só é possível alcançar o sucesso se forem comunicadas corretamente. Dessa forma, um bom plano de comunicação é essencial para que a mensagem do evento seja enviada de forma eficaz e o projeto possa ser erguido e executado do modo adequado.
O plano de comunicação é o que permite definir com precisão qual é o público mais indicado para receber as informações, tomando como base os objetivos do evento. Assim, ficará mais fácil mapear as estratégias e soluções para que a abordagem seja precisa. Como resultado, a forma com que os contatos serão efetuados será definida e os resultados serão acompanhados de maneira mais eficiente.
Para que serve?
O plano de comunicação deve marcar a própria personalidade do evento, mostrando o tom da conversa com o público. Ou seja: com esse recurso, será possível criar estratégias para que os participantes se sintam mais conectados com o evento e à vontade.
Além disso, contar com um planejamento é fundamental para que os interessados tenham as principais informações e os diferenciais do evento. Assim, eles estarão mais preparados para decidir se devem participar ou não das programações.
Com uma comunicação eficiente, a empresa pode fazer com que as pessoas tenham mais interesse e expectativas em participar do grande dia. Mais do que isso: o público não se decepcionará quando o evento começar.
Como montar um plano de comunicação para eventos?
Quer saber o que fazer para começar a montar um plano de comunicação de qualidade? Veja abaixo quais são os passos fundamentais!
Identifique o objetivo
O primeiro passo para elaborar um bom plano de comunicação é entender a meta principal do evento. É possível:
- melhorar a percepção da marca;
- anunciar novas parcerias;
- promover lançamentos de produtos;
- engajar colaboradores.
O documento precisa funcionar como um mapa que aponta o caminho necessário para se chegar ao objetivo desejado.
Defina quem deve estar envolvido
Nesta fase, deve-se definir quem fará parte da equipe e quais responsabilidades cada pessoa terá. Tais passos precisam ficar bem claros, para que ninguém se perca durante o processo. Além disso, destaque quais são os prazos de cada tarefa — assim, fica mais fácil acompanhar o andamento delas.
Conte uma história
É necessário, também, definir qual será o tom da comunicação com os possíveis participantes e como as mensagens enviadas serão capazes de engajá-los a partir de uma história. Ou seja: os conteúdos enviados e divulgados devem incentivar o público a se inscrever.
Caso o evento seja interno, a história precisa ser capaz de motivar os colaboradores. Então, pense sempre em um problema a ser solucionado com ele.
Estabeleça os canais
Como a empresa se comunicará com o público? Para responder a essa pergunta, é imprescindível conhecer bem o perfil dos participantes e saber o que é mais interessante para eles. Entre as opções, o hotsite se destaca como necessidade geral.
A partir dos estudos, verifique quais das redes sociais são mais importantes, como Facebook, LinkedIn, Instagram e Twitter. Além das mídias sociais, investir em e-mail marketing, anúncios de televisão, rádio e mídias impressas também pode ser considerado. A decisão dependerá do público e do comportamento normalmente apesentado por ele.
Monte um cronograma
O cronograma é parte fundamental de um plano de comunicação. Ele dirá como será estabelecido o diálogo com o público antes, durante e depois do evento. Além disso, a forma (canais) e a quantidade de interações com as pessoas devem ser definidas.
Quando o evento acontece em edições anuais ou bienais, as ações de marketing são necessárias para preparar o ambiente, atrair parceiros e mostrar quais são os principais diferenciais. O recomendado é enviar um e-mail por mês, para não deixar que a data caia no esquecimento.
Quando o evento estiver mais próximo, a comunicação pode se tornar semanal. É interessante que a divulgação da programação conte com vídeos dos palestrantes, organizadores e patrocinadores.
Caso seja possível, grave pequenas entrevistas com os participantes das edições anteriores ou mesmo dos próximos convidados, convocando o público para participar. Nesse momento, o site exclusivo já deve estar operando e pronto para receber inscrições.
No caso das feiras, mostre quais produtos os consumidores encontrarão no stand, bem como possíveis brindes que serão entregues no local. Foque nos diferenciais do estande perante os demais participantes.
Conte com um gerenciamento de crises
É claro que a equipe deve ter pensamento positivo — ninguém vai torcer para que algum problema ocorra. Entretanto, não há garantia ou certeza de que algo dará errado. É possível que aconteçam as falhas já imaginadas ou algumas mais inusitadas, como um participante passar mal durante a programação e assustar a todas as pessoas presentes.
Ainda que a equipe médica já esteja pronta para resolver o problema, é necessário saber o que falar para o público, a fim de deixar todos tranquilos. Ou seja: a organização deve estar preparada para agir mesmo na presença dos mais variados problemas, que podem ser simples ou complexos.
Uma forma de tranquilizar as pessoas e colocar ordem em alguns tipos de contratempo é comunicar-se a partir de mensagens push (notificações), pelo aplicativo do evento. Assim, o público terá acesso a posições oficiais de modo rápido e simples.
Agora que você já sabe como fazer um plano de comunicação para eventos e feiras, está na hora de colocar a mão na massa. Quanto antes a estratégia for organizada, melhor. Ganhar tempo, porém, não implica deixar a comunicação para depois — assim como o pouco tempo restante não impede que a empresa recupere o prejuízo.
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