Ficar sem saber o que fazer ao se deparar com um imprevisto é uma situação desesperadora. Dentro desse contexto, a gestão de crise em evento se torna um verdadeiro divisor de águas na atuação da equipe na construção de uma marca cada vez mais alinhada com seu público.
Quando esse processo é aplicado de maneira eficiente, a boa construção da estratégia resolve a situação e ainda gera credibilidade. Isso porque nenhuma empresa está livre de imprevistos, mas a maneira como eles são resolvidos mostra o preparo para atuar em seu segmento e respeito pela opinião dos participantes.
Quer saber mais? Vamos tirar todas as suas dúvidas sobre como fazer gestão de crise em eventos e suas principais vantagens. Acompanhe:
O que é a gestão de crise?
Mesmo que você tenha feito um planejamento minucioso durante os preparativos, qualquer tipo de evento está sujeito a imprevistos que podem desencadear em uma crise. A gestão de crise consiste no processo de encontrar soluções inteligentes para solucionar os problemas de maneira rápida, para que sua marca não fique prejudicada diante do público.
Todo o trabalho costuma ser bastante amplo por envolver não só os responsáveis pela organização como também a equipe disponível no projeto. Assim, o alinhamento da comunicação focada em agregar valor à experiência do participante se torna capaz de transformar uma situação desfavorável em associações positivas em longo prazo.
Qual a importância da gestão de crise em eventos?
Hoje em dia, vivemos na era da comunicação em tempo real. A reputação de uma marca pode ser acessada em poucos segundos por meio de um toque no celular. Pensando nisso, a voz das pessoas em relação ao seu negócio se torna determinante para aumentar ou reduzir o interesse do mercado e de outros clientes.
O mais importante, nesse caso, é compreender que gerenciar uma crise com eficiência é mostrar aos participantes que a empresa se preocupa em criar um relacionamento de confiança. Saiba que nem sempre um imprevisto pode ser contornado de maneira rápida; por isso, o que faz mesmo diferença é a forma como você lida com a situação.
Por exemplo, o palestrante de um evento pode ter um imprevisto e não conseguir chegar a tempo para o compromisso. Mesmo que a organização tenha se preparado bem com um substituto de emergência, algumas pessoas podem se sentir frustradas. Dessa maneira, o diferencial está em criar estratégias para oferecer um suporte que, obviamente não resolve a situação, mas mostra a preocupação com a satisfação de cada um.
Como fazer uma gestão de crise eficiente?
Gerenciar uma crise com inteligência é um processo que deve começar ainda no planejamento. Isso porque, ao conhecer os potenciais problemas, a equipe já consegue preparar um plano B e não ser pega de surpresa na frente dos participantes. Como resultado, o evento será muito mais alinhado com as expectativas da empresa e os riscos diminuem consideravelmente.
O ponto de partida de uma resolução bem-sucedida envolve compreender como uma crise começou. Identificar o problema em sua raiz ajuda a encontrar suas causas, não apenas para resolver tudo imediatamente, mas também para impedir que aconteça novamente em um próximo planejamento. Veja, a seguir, dicas de gestão de crise em eventos!
Defina o problema
Conhecer os problemas é uma parte importante do gerenciamento, pois facilita o caminho para encontrar soluções. Afinal de contas, só assim será possível ter um olhar neutro na situação e manter a calma para pensar de maneira estratégica em todas as consequências.
A partir disso, você deve usar toda a sua experiência como profissional com a intenção de impedir que o processo de solução se transforme em uma série de acusações que não levem a nenhum lugar. Pense bem, mesmo que alguém da equipe seja o responsável pela falha, contornar a questão é responsabilidade de todos os envolvidos.
Reúna as informações
Quanto mais você conhecer a origem do problema, mais fácil será pensar em diferentes cenários que mantenham uma imagem positiva da empresa. Ao reunir todas as informações, já começa o processo de desenhar o caminho para fora da crise. Analisar esses detalhes calmamente é o segredo do sucesso, pois muitos profissionais erram ao ignorar que cada crise se mostra única.
Mesmo que a empresa já tenha enfrentado algo parecido, esse momento necessita de uma solução personalizada que se encaixe com o perfil do público. Volte lá no início dos princípios de marketing e comece a traçar as estratégias se baseando nas missões, valores e visões no segmento.
Seja transparente
De nada adianta ter pensamento ágil se você não apresentar empatia com todo o grupo envolvido. Isso é fundamental no momento de avaliar todo o contexto da situação. Lembre-se que aqui é chegada a hora de pensar fora da caixa e sair do lugar-comum para surpreender com soluções além das expectativas iniciais.
Quando compramos um produto que apresenta defeito, o mínimo esperado é que a empresa realize a troca. Porém, e se existir também uma ação para compensar o cliente pelo transtorno? Esse simples ato de reconhecer que houve um problema, e mostrar que ele não representa a forma como o negócio atua normalmente, já conta muitos pontos na percepção das pessoas.
Dessa forma, no contexto de um evento, a melhor solução em caso de crise está em não tentar mascarar as falhas. Reconheça, quando necessário, que o problema realmente existiu, com foco em solucioná-lo sem deixar de lado a experiência do público.
Foque na comunicação centralizada
Ao gerenciar uma crise, toda a equipe envolvida precisar estar na mesma sintonia. Na prática, se várias pessoas estão em busca de soluções diferentes, pode ser que nenhuma delas apresente um resultado eficiente. Antes de qualquer coisa, ao identificar o problema, converse com os envolvidos e alinhe as estratégias de forma clara.
Assim, cada um fica por dentro do seu papel nesse processo, sem deixar transparecer a sensação de caos ao público. É claro que uma questão como essa exige jogo de cintura, mas ao investir em um bom treinamento pré-evento fica muito mais simples preparar os colaboradores para lidar com questões urgentes sem negligenciar o andamento na programação.
Pronto! Agora você já sabe como a gestão de crise em eventos é importante. Lembre-se que, caso a empresa não se prepare previamente, os erros saltam aos olhos dos participantes que deixam de acreditar no conceito oferecido por conta do despreparo.
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