Um dos grandes desafios das empresas é o de reduzir custos para se manterem competitivas, ainda mais em momentos de crise econômica. De olho nessa realidade, mas sem deixar de investir e divulgar, elaboramos um artigo para ensinar a reduzir custos em feiras de negócios.
São ações simples, como planejamento, uso de redes sociais para divulgação e escolha de mão de obra especializada, mas que, quando bem aplicadas, geram um ótimo resultado e economia. Além disso, as mesmas estratégias que economizam, ajudam a reduzir situações problemáticas no futuro.
Se você ficou interessado em se adaptar aos novos tempos, mas sem perder competitividade, continue lendo e saiba já como reduzir custos do seu negócio!
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Faça um bom planejamento
Uma feira de negócios costuma ser um grande evento para vários ramos de atuação. É a oportunidade de expor para grandes compradores, para o seu público-alvo, além de divulgar a sua marca para pessoas em geral, que podem ter contato com a sua ação.
Quem vive de olho nesse mercado tem um calendário de grandes eventos que acontecem ao longo do ano, ou mais sazonalmente, e se prepara para participar dele. E é aí que entra a nossa primeira dica quando o assunto é reduzir custos em feiras de negócios: planejamento.
Se você faz um bom planejamento, tem exatamente em mente quais são os eventos importantes para a sua marca, quando eles vão acontecer e quanto tempo precisa para se organizar para eles. Também se torna possível planejar o tipo de stand adequado para cada ação:
- Qual vai ser o tamanho do seu stand?
- Qual a localização dele na feira?
- Vai precisar de ponto de água, dreno para o ar-condicionado, telefone e internet?
- Qual decoração vai usar no seu espaço?
- Quais funcionários estarão no seu stand?
- Eles precisarão de treinamento especial para a ação?
Diante dessas perguntas e, principalmente, das respostas, comece a orçar tudo e colocar em prática o seu evento. Com tempo de antecedência e planejamento, você conseguirá pesquisar os melhores preços, fornecedores e colocar seu stand em uma feira com menos gastos.
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Considere o custo-benefício
A fase de planejamento vem seguida da aplicação do melhor custo-benefício para a sua ação. Você pode planejar um formato e, ao pesquisar no mercado, perceber que ele estoura o seu orçamento. Ou, ainda, chegar à conclusão de que o preço de um brinde, por exemplo, não valerá o impacto que ele vai causar nos seus visitantes.
Pesquise, orce, peça descontos a fornecedores, veja o que cada um tem a propor para o seu stand, calcule o valor das coisas e a relevância que elas vão ter na ação — não tenha medo de fazer substituições para obter o melhor custo-benefício.
Algumas empresas, por exemplo, oferecem pacotes completos para eventos corporativos, com vários serviços agregados, o que pode facilitar a montagem do espaço.
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Use a tecnologia
Pesquise softwares e aplicativos que ajudem a automatizar os seus processos, planejamentos e contatos com fornecedores, por exemplo. A tecnologia é uma grande parceira na hora de adiantar sua ação e cortar custos.
Aliás, pense nesses mesmos mecanismos para trabalhar no pós-evento e continuar o contato com seus visitantes e clientes.
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Faça divulgação nas redes sociais
Além de recorrer a softwares e aplicativos que ajudem a otimizar a concretização do evento, faça uso também das redes sociais — principalmente na hora da divulgação.
Crie páginas no Facebook, Instagram e Twitter para sua empresa. Além disso, faça uso da ferramenta “criar evento do Facebook” para a sua feira especificamente.
No dia do evento, utilize ainda a ferramenta “transmitir ao vivo” que essas plataformas oferecem. É um jeito de levar sua ação e seus produtos a potenciais clientes que não puderam estar no evento, além de continuar divulgando a sua marca.
O melhor é que todas essas ferramentas estão disponíveis gratuitamente nessas redes sociais. Ou seja, é divulgação ampla, de qualidade e com custo zero.
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Confirme a presença de convidados
Outra ação simples, mas que costuma ter um ótimo efeito na hora de cortar custos, é a de confirmar a presença de convidados no stand. Além do público que vai frequentar a feira de um modo geral, cada empresa costuma ter convidados especiais para o seu espaço, para participar de uma determinada ação (palestra, show, presença vip etc.).
Procure confirmar a presença desse tipo de convidado a fim de que você possa planejar melhor o seu espaço e possíveis gastos extras com esse público, como na confecção de brindes relacionados.
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Foque na montagem do stand
Depois de planejar a ação como um todo, escolher fornecedores e organizar a divulgação, foque na montagem do stand. O espaço será a casa do seu evento e deverá ter condições de abrigar todas as suas ações, o público que você espera e fornecer ainda o conforto necessário para todos os dias da feira.
Além de pontos de luz, água e internet, você deve proporcionar segurança, limpeza da área para a exposição de produtos, além de oferecer um local esteticamente bonito e confortável — tanto para a equipe que vai ficar tantas horas nele quanto para os visitantes, que devem ser impressionados com o ambiente criado pela marca.
O seu negócio deve estar ainda alinhado ao tipo de espaço que você necessita:
- Seu produto e sua demonstração pedem um espaço maior, com ampla circulação de pessoas?
- Pedem a colocação de poltronas e sofás para o público parar no lugar?
- Um espaço mais diminuto dá conta da proposta?
De posse dessas informações e com um fornecedor à altura, você conseguirá montar um espaço adequado sem gastar muito mais por isso.
Como vimos, as ações para reduzir custos em feiras de negócios podem ser simples, mas bastante eficazes. Com um pouco de paciência e planejamento é possível usar ferramentas gratuitas a fim de facilitar a execução do evento, cortar custos e ter tempo suficiente para adequar seus planos ao seu orçamento.
Vale destacar ainda a importância de contar com uma equipe de montagem de stands de qualidade, com nome e experiência no mercado para que seu evento tenha um custo possível, mas que não perca em qualidade.
Se você está procurando uma empresa que seja capaz de oferecer esse tipo de serviço, entre em contato com o Grupo de Eventos e tenha um serviço personalizado na construção de um stand completo!
